Actualmente la tendencia mundial tanto en las empresas como en los gobiernos es la implantación de Sistemas de Gestión Documental para el manejo automatizado de la información dentro de la organización. La razón de este cambio de mentalidad en la manera de operar se debe, fundamentalmente, a los beneficios que ofrece una oficina automatizada, una oficina sin papel, y que se traducen en: productividad, eficiencia y ahorro.
Y tan importante es el tema, que muchas empresas de investigación se han dedicado a estudiar el impacto del uso del papel en el mundo comercial. Firmas como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy Schiele y Betsy Delfosse, Lee Mantelman y Nucleus Research entre muchas otras, han publicado los resultados de sus estudios los cuales presentan estadísticas asombrosas:
El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.
El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros..
El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo..
El documento promedio es copiado 19 veces..
El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.
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El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden..
El 3% de los documentos están mal archivados..
El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.
Definitivamente, los números hablan por sí solos. Y esa es la razón por la cual hoy en día las empresas se preocupan por conocer el impacto real del uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones para así cambiar la vieja manera de trabajar por un sistema más eficiente.
La Oficina Sin Papel es un sistema de gestión documental que incrementa la productividad porque utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente. Incrementa la eficiencia de los procesos de trabajo porque utiliza Flujos de Trabajo que permiten establecer métodos de ejecución precisos para cada tarea que se realiza, ahorrar tiempo y medir la productividad. Incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y materiales de impresión para la producción de fotocopias e impresiones de documentos.
Todo el problema del flujo efectivo de la información en una empresa se reduce al manejo de los papeles. Inexorablemente, la información que se genera o que se recibe viene en formato de papel; y los problemas surgen cuando la información debe llegar a los usuarios y no llega; cuando la información existe pero el que la necesita no sabe que existe; cuando se archiva indebidamente, se traspapela o sencillamente, se pierde. La diferencia entre el caos y la eficiencia viene dada por la forma en que se administran esos papeles.
Para Grupo Archicentro La Oficina Sin Papel es una solución integral que se compone de cuatro elementos: i) la organización de la información; ii) la digitalización de los documentos; iii) el manejo de la información con el software especializado para la gestión documental, el Sistema SCAV; y iv) el almacenamiento adecuado de los archivos.
Sin embargo, no siempre es fácil para las empresas asumir un cambio cultural tan radical en la operación y administración de sus documentos. Por esa razón es que hemos desarrollado una cartera de productos y servicios independientes unos de otros que facilitan a los clientes implantar la solución que sea más conveniente a sus necesidades optando por uno o varios de nuestros servicios.
Una vez tomada la decisión de automatizar el flujo de la información, el ciclo que transita la documentación en La Oficina Sin Papel es el siguiente:
En el sistema de gestión documental el proceso se inicia de la siguiente manera:
Paso 1: Organización
El primer paso es la organización de la documentación. Para muchas personas la palabra ‘organización’ significa arreglar las cosas físicamente; sin embargo, ese significado no es precisamente el que determina la efectividad de una organización del archivo. ¿Para qué se necesita organizar el archivo? La respuesta es simple: para encontrar lo que se encuentra guardado en él.
Grupo Archicentro le garantiza que usted siempre encontrará el documento que necesita. Por lo tanto, se procede a la revisión del contenido de las Unidades Archivísticas de cualquier tipo (cajas o carpetas), se transcribe la información que las identifica en una base de datos y se identifican las unidades archivísticas con etiquetas de acuerdo al contenido.
La base de datos contentiva del inventario es administrada por nuestro software especializado, SCAV, y éste será la herramienta para la ubicación de las unidades archivísticas de acuerdo a su contenido y ubicación física. Al cliente se le entrega el software y las unidades archivísticas son enviadas a su lugar de almacenamiento.
Durante esta etapa del proceso se seleccionan los documentos que serán digitalizados para su ingreso en el sistema de gestión documental SCAV.
Paso 2: Digitalización
La digitalización es el proceso que convierte los documentos en papel en un documento digital. Las ventajas que ofrece la digitalización son muchas y tienen impacto directo en diferentes aspectos operacionales; por ejemplo, la digitalización permite: i) el almacenamiento de grandes volúmenes de documentos en pequeños dispositivos electrónicos; ii) facilita la búsqueda, recuperación y consulta de los documentos a través de las redes informáticas; iii) la copia digital del documento permite el acceso simultáneo a múltiples usuarios; iv) garantiza la custodia adecuada de los documentos en papel para preservarlos de la constante manipulación física; y v) permite reducir el almacenamiento de documentos en costosos espacios de oficina.
El proceso de digitalización consiste en:
Preparación y clasificación de los documentos a digitalizar.
Creación de una Base de Datos en el sistema SCAV.
Transcripción de los datos claves de los documentos.
Proceso de foliado de los documentos.
Digitalización de cada una de las páginas.
Archivado de los documentos en papel que fueron digitalizados.
El Sistema SCAV permitirá administrar su inventario de imágenes en forma automatizada y la información podrá ser consultada en forma simultánea por parte de múltiples usuarios.
Paso 3: Instalación del SCAV y registro de documentos
El SCAV es un software especializado para gestión documental que le permite manejar la información de su empresa integrando los archivos en papel, los documentos electrónicos, las fotografías, los correos electrónicos y las bases de datos. Es un sistema que permite que todos los usuarios puedan compartir la misma documentación en forma simultánea; que permite la ubicación exacta de los documentos y evita la duplicidad y las copias innecesarias; y que además permite controlar el ciclo de vida de los documentos en cuanto a su creación, almacenamiento, envío, seguimiento, recuperación y manejo de versiones.
La estructura del SCAV está conformada por catálogos que se diseñan para agrupar la información de acuerdo a su naturaleza. El SCAV restringe el acceso a la información de acuerdo a los niveles de autorización del usuario y está diseñado para administrar los procesos mediante flujos de trabajo.
El ingreso de la información al sistema SCAV se realiza mediante la utilización de una ficha en la cual se transcriben los datos del documento. Esta ficha contiene el documento digitalizado, permite su rápida ubicación a cualquier usuario autorizado, se le puede asociar cualquier información sin importar el tipo de formato (Word, correos electrónicos, páginas WEB, voz, video), la ficha se puede enviar a cualquier otro usuario del sistema y permite crear una interfase para los flujos de trabajo.
Paso 4: Almacenamiento de los documentos en locales externos.
Una vez que los documentos han sido organizados, digitalizados e ingresados en la base de datos del sistema SCAV, se procede a trasladar las unidades archivísticas desde sus instalaciones a nuestros depósitos en donde se les dará el servicio de almacenaje, custodia, mantenimiento y control computarizado. El manejo computarizado le permitirá tener el control del ciclo de vida legal de su documentación de acuerdo a la legislación del país en que se encuentre; de esta manera usted tendrá la capacidad de decidir cuándo quiere proceder a la destrucción de la documentación obsoleta y sin valor legal.
Grupo Archicentro también dispone de espacios especialmente acondicionados para el resguardo de la información almacenada en soportes tecnológicos, tales como dispositivos de almacenamiento digital, óptico o magnético. Y esta es la solución más efectiva para diseñar un plan de recuperación de la operatividad de la empresa en caso de un desastre.
Paso 5: Ingreso de nuevos documentos al sistema de gestión documental.
Una vez implantado el sistema de gestión documental, el curso natural de los nuevos documentos que se generen o reciban es el de ingresar al sistema para ser organizados, digitalizados, almacenados y administrados por un sistema automatizado de gestión documental.
Una verdadera solución…
Las empresas de investigación que han estudiado el problema del uso del papel han demostrado que implantar un sistema de gestión documental sirve para incrementar en forma efectiva la eficiencia y la productividad en las empresas. Y los resultados de los estudios lo demuestran:
Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
Reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos.
Reducción del 50% en los costos de copiado.
Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.
Bienvenido a un mundo nuevo… El Mundo de la Oficina Sin Papel.
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