Sistema SCAV - Preguntas Frecuentes
Grupo Archicentro le ofrece el Sistema SCAV, una poderosa herramienta de trabajo que le permitirá disponer de su documentación e información en forma rápida y segura. El SCAV es un sistema de gestión documental con capacidad para manejar información a través de una red, contemplando cada etapa del ciclo de vida de los documentos: creación, almacenamiento, envío, seguimiento, recuperación y manejo de versiones.
SCAV / PREGUNTAS FRECUENTES
GENERALES:
¿Cómo pueden ayudarnos a implantar el SCAV en nuestra organización?
Nuestra larga experiencia en la ejecución de proyectos de gestión documental nos permite ofrecerle desde una solución simple como la instalación del Sistema SCAV y el entrenamiento de su personal, hasta el diseño de un proyecto 'Llave en Mano' para el manejo automatizado de sus procesos de trabajo mediante el uso de Flujos de Trabajo. En estos casos se realiza el estudio para determinar sus requerimientos y se elaboran los procedimientos que permitirán la automatización de sus operaciones en una oficina sin papel.
¿En cuánto tiempo se instala el SCAV?
SCAV es un producto terminado, por lo tanto su instalación y puesta en funcionamiento es inmediata.
¿En cuánto tiempo se adapta la gente al uso del SCAV?
Aunque el Sistema SCAV representa un cambio significativo en la forma de trabajar de las organizaciones, su facilidad de uso y la capacidad que brinda a los usuarios para acceder y controlar la información en forma inmediata, hacen que rápidamente se venza la resistencia al cambio. Sin embargo, de acuerdo a las estadísticas manejadas por Grupo Archicentro para grupos de cincuenta (50) personas, en un período de dos meses las personas utilizan el sistema como una herramienta cotidiana de trabajo.
¿Qué se hace con el archivo físico?
Los documentos del archivo físico simplemente se digitalizan y se archivan. El SCAV 3.0 viene acompañado de un Manual de Normas y Procedimientos que indica claramente el proceso a seguir con el manejo del archivo físico. La metodología para el archivo de documentos puede seguir tres criterios diferentes: i) archivo en forma consecutiva; ii) archivo en forma de expedientes; y iii) archivo mixto (consecutivo y expediente).
¿Qué tipo de soporte se obtiene con la compra del Sistema?
El SCAV tiene una garantía sin límite contra cualquier defecto del Sistema y nuestra empresa garantiza la solución de cualquier problema que presente el sistema. En caso de que el problema no pueda ser resuelto telefónicamente o vía Internet, un asesor se traslada hasta las oficinas del cliente para solucionar el problema.
¿Cuál es el precio de un escáner?
Los precios de los escáneres varían de acuerdo a la complejidad del equipo. Un escáner capaz de procesar una hoja introducida manualmente puede costar US$ 40,00; y los equipos de máxima resolución y velocidad pueden tener un costo de US$ 30.000,00. Los escáneres sugeridos para ser usados con nuestro Sistema SCAV tienen un costo aproximado de US$ 800,00, precio que incluye el alimentador de hojas que es un elemento indispensable para las cargas masivas de documentos.
¿El SCAV sustituye el uso de Microfilm?
El microfilm es una forma de captar imágenes a través de una película fotográfica. Los sistemas actuales de microfilm permiten suministrar las fotografías en forma digital y el SCAV es capaz de manejar cualquier archivo digital. Actualmente el microfilm es sólo otra forma de ingresar imágenes a un medio digital con la ventaja de ser sumamente rápido. Más que sustituir el uso del microfilm, el SCAV puede aprovechar las ventajas de velocidad de un sistema de microfilmado cuando se desean ingresar volúmenes grandes de documentación uniforme en tamaño y forma, permitiendo consultar la información microfilmada a través de palabras comunes o palabras claves en una red de microcomputadores.
OPERATIVAS:
¿Se puede modificar el SCAV?
Sí, el SCAV es un producto totalmente desarrollado por Grupo Archicentro y su primera versión fue creada en el año 1991. A lo largo de los años se han realizado modificaciones especiales para satisfacer las necesidades específicas de algunos de nuestros clientes y dichas modificaciones han sido utilizadas para enriquecer las nuevas versiones del sistema SCAV. Por lo tanto, cualquier modificación que se requiera puede ser realizada previo estudio de los requerimientos del cliente.
¿Puede almacenarse la información en un Compact Disk (CD)?
Sí; el SCAV es capaz de manejar cualquier medio de almacenamiento disponible para computadores. Los medios más comunes son: compact disk, discos ópticos, discos duros magnéticos, cintas, etc.
¿Puede el SCAV manejar Faxes?
Sí; el sistema puede interactuar con servidores de faxes, permitiendo la recepción y el envío automático. Los faxes son manejados por el SCAV como un documento más.
¿Puede el SCAV interactuar con INTERNET?
Sí; SCAV posee un navegador que permite acceder y guardar cualquier Página Web con su dirección para futuras consultas. Adicionalmente, posee una aplicación Web que opera desde cualquier browser, lo que permite acceder al SCAV a través de Internet.
¿En qué plataformas corre el sistema?
El SCAV es capaz de operar en cualquier plataforma sobre la que opere un browser o una aplicación para navegar en Internet. SCAV dispone de una aplicación, Cliente Web, que puede operar en cualquier browser de cualquier sistema operativo; en consecuencia, SCAV funciona en Windows, Linux, Unix, Mac OS, etc. Sólo se requiere una estación Windows en la red para funciones de mantenimiento e instalación.
¿El sistema tiene capacidad para trabajar con Flujos de Trabajo (Work Flow)?
Sí, el SCAV permite el manejo de Flujos de Trabajo con interfase gráfica que facilita a cualquier usuario dibujar el flujo de trabajo deseado sin requerir programación. Además, permite verificar la acción y el estatus del flujo de trabajo establecido para cualquier proceso administrativo y se puede verificar visualmente en cuál estación del flujo se encuentra detenido el proceso.
TECNICAS:
¿En qué lenguaje está desarrollado?
Las versiones para Windows están desarrolladas bajo Visual Basic y para las versiones de Internet/Intranet se utilizó Java (J2EE).
¿Qué tipo de archivo usa para bases de datos?
El SCAV está diseñado para interactuar con cualquier manejador de base de datos comercial. Las implementaciones más comunes se realizan en MS-SQL Server, ORACLE y PostGreSQL.
¿Puede el sistema leer e interpretar la información que existe en una imagen?
Sí; pero la imagen debe ser procesada mediante una tecnología que permite realizar estas funciones y que se denomina O.C.R. (Optical Character Recognition) o reconocimiento óptico de caracteres. Debe utilizarse la función de OCR de SCAV para poder leer e interpretar la imagen.
¿Qué formato de imágenes utiliza el SCAV?
El sistema maneja múltiples formatos de imágenes (TIFF, PCX, BMP, TIF2, JPG, WMF, DIB, GIF, etc.) garantizando extraordinaria resolución y copias fieles de todos los documentos digitalizados. Constantemente se realizan actualizaciones al SCAV y se le agrega cualquier formato nuevo que surja en el mercado, garantizando una plataforma totalmente compatible con otros ambientes.
¿Ocupan mucho espacio las imágenes digitalizadas?
El SCAV posee rutinas de compresión que permiten reducir el tamaño de las imágenes desde un 60% hasta un 92%, dependiendo de la densidad que posea la imagen (una fotografía es muy densa, una carta de cinco líneas es poco densa). En un gigabyte de espacio se pueden almacenar de 30.000 a 35.000 imágenes (cada hoja representa una imagen).
¿Cuál debe ser la configuración del equipo requerida para el SCAV?
La configuración requerida en el equipo depende de la versión del producto SCAV que fue adquirida.
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