Sistema SCAV Preguntas Frecuentes

SCAV es el software especializado para Gestión Documental. Aquí tiene todo lo que necesita saber sobre SCAV: información general, operativa y técnica.

 
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  Sistema SCAV - Preguntas Frecuentes

GENERALES:

¿Cómo pueden ayudarnos a implantar el SCAV en nuestra organización?

Nuestra larga experiencia en la ejecución de proyectos de gestión documental nos permite ofrecerle desde una solución simple como la instalación del Sistema SCAV y el entrenamiento de su personal, hasta el diseño de un proyecto 'Llave en Mano' para el manejo automatizado de sus procesos de trabajo mediante el uso de Flujos de Trabajo. En estos casos se realiza el estudio para determinar sus requerimientos y se elaboran los procedimientos que permitirán la automatización de sus operaciones en una oficina sin papel.

¿En cuánto tiempo se instala el SCAV?

SCAV es un producto terminado, por lo tanto su instalación y puesta en funcionamiento es inmediata.

¿En cuánto tiempo se adapta la gente al uso del SCAV?

Aunque el Sistema SCAV representa un cambio significativo en la forma de trabajar de las organizaciones, su facilidad de uso y la capacidad que brinda a los usuarios para acceder y controlar la información en forma inmediata, hacen que rápidamente se venza la resistencia al cambio. Sin embargo, de acuerdo a las estadísticas manejadas por Grupo Archicentro para grupos de cincuenta (50) personas, en un período de dos meses las personas utilizan el sistema como una herramienta cotidiana de trabajo.

¿Qué se hace con el archivo físico?

Los documentos del archivo físico simplemente se digitalizan y se archivan. El SCAV viene acompañado de un Manual de Normas y Procedimientos que indica claramente el proceso a seguir con el manejo del archivo físico. La metodología para el archivo de documentos puede seguir tres criterios diferentes: i) archivo en forma consecutiva; ii) archivo en forma de expedientes; y iii) archivo mixto (consecutivo y expediente).

¿Qué tipo de soporte se obtiene con la compra del Sistema?

El SCAV tiene una garantía sin límite contra cualquier defecto del Sistema y nuestra empresa garantiza la solución de cualquier problema que presente el sistema. En caso de que el problema no pueda ser resuelto telefónicamente o vía Internet, un asesor se traslada hasta las oficinas del cliente para solucionar el problema.

¿Cuál es el precio de un escáner?

Los precios de los escáneres varían de acuerdo a la complejidad del equipo. Un escáner capaz de procesar una hoja introducida manualmente puede costar US$ 40,00; y los equipos de máxima resolución y velocidad pueden tener un costo de US$ 30.000,00. Los escáneres sugeridos para ser usados con nuestro Sistema SCAV tienen un costo aproximado de US$ 800,00, precio que incluye el alimentador de hojas que es un elemento indispensable para las cargas masivas de documentos.

¿El SCAV sustituye el uso de Microfilm?

El microfilm es una forma de captar imágenes a través de una película fotográfica. Los sistemas actuales de microfilm permiten suministrar las fotografías en forma digital y el SCAV es capaz de manejar cualquier archivo digital. Actualmente el microfilm es sólo otra forma de ingresar imágenes a un medio digital con la ventaja de ser sumamente rápido. Más que sustituir el uso del microfilm, el SCAV puede aprovechar las ventajas de velocidad de un sistema de microfilmado cuando se desean ingresar volúmenes grandes de documentación uniforme en tamaño y forma, permitiendo consultar la información microfilmada a través de palabras comunes o palabras claves en una red de microcomputadores.

¿Cuáles son las ventajas que ofrece AIRE (SCAV 4.0) con respecto al SCAV 3.0?

AIRE (SCAV 4.0) es el software que le permite tener movilidad cuando se encuentra fuera del alcance de la VPN o del servidor de su empresa; por tanto, puede acceder a la aplicación en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo (laptop, Tablet, Smartphone, etc.). De igual forma, su infraestructura le permite contratar un servidor remoto en La Nube y manejar el producto desde ahí.

¿Cómo puedo acceder a mis documentos utilizando AIRE (SCAV 4.0)?

Se necesitan 4 elementos: 1) El dispositivo (laptop, Tablet, Smartphone, etc.). 2) La conexión a Internet. 3) El enlace (link) que permite iniciar la aplicación y que conecta al lugar en donde se tiene instalada la aplicación, ya sea en el servidor de su empresa, un data center o en el servicio de Almacenamiento en La Nube entre otros. 4) Cualquier navegador (browser) que permita utilizar las opciones de consulta del sistema desde Internet.

¿Existe alguna limitación para el uso de AIRE (SCAV 4.0)?

En el caso de tener una pobre conexión de Banda Ancha, no se recomienda trabajar con AIRE.


OPERATIVAS:

¿Se puede modificar el SCAV?

Sí; SCAV es un producto totalmente desarrollado por Grupo Archicentro y su primera versión fue creada en el año 1991. A lo largo de los años se han realizado modificaciones especiales para satisfacer las necesidades específicas de algunos de nuestros clientes y dichas modificaciones han sido utilizadas para enriquecer las nuevas versiones del sistema SCAV. Por lo tanto, cualquier modificación que se requiera puede ser realizada previo estudio de los requerimientos del cliente.

¿Puede el SCAV interactuar con Internet?

Sí; SCAV posee un navegador que permite acceder y guardar cualquier Página Web con su dirección para futuras consultas. Adicionalmente, posee una aplicación Web que opera desde cualquier browser, lo que permite acceder al SCAV a través de Internet.

¿En qué plataformas corre el sistema?

El SCAV es capaz de operar en cualquier plataforma sobre la que opere un browser o una aplicación para navegar en Internet. SCAV dispone de una aplicación, Cliente Web, que puede operar en cualquier browser de cualquier sistema operativo; en consecuencia, SCAV funciona en Windows, Linux, Unix, Mac OS, etc. Sólo se requiere una estación Windows en la red para funciones de mantenimiento e instalación.

¿El sistema tiene capacidad para trabajar con Flujos de Trabajo (Work Flow)?

Sí, el SCAV permite el manejo de Flujos de Trabajo con interfase gráfica que facilita a cualquier usuario dibujar el flujo de trabajo deseado sin requerir programación. Además, permite verificar la acción y el estatus del flujo de trabajo establecido para cualquier proceso administrativo y se puede verificar visualmente en cuál estación del flujo se encuentra detenido el proceso.

¿Puede almacenarse la información en un Compact Disk (CD)?

Sí; el SCAV es capaz de manejar cualquier medio de almacenamiento disponible para computadores. Los medios más comunes son: compact disk, discos ópticos, discos duros magnéticos, cintas, etc.


TECNICAS:

¿Cuál debe ser la configuración del equipo requerida para el SCAV?

La configuración requerida en el equipo depende de la versión del producto SCAV que fue adquirida: SCAV 3.0, orientado a redes locales, o AIRE (SCAV 4.0), orientado a La Nube.

¿Puede el sistema leer e interpretar la información que existe en una imagen?

Sí; pero la imagen debe ser procesada mediante una tecnología que permite realizar estas funciones y que se denomina O.C.R. (Optical Character Recognition) o reconocimiento óptico de caracteres. Debe utilizarse la función de OCR de SCAV para poder leer e interpretar la imagen.

¿Qué formato de imágenes utiliza el SCAV?

El sistema maneja múltiples formatos de imágenes (TIFF, PCX, BMP, TIF2, JPG, WMF, DIB, GIF, etc.) garantizando extraordinaria resolución y copias fieles de todos los documentos digitalizados. Constantemente se realizan actualizaciones al SCAV y se le agrega cualquier formato nuevo que surja en el mercado, garantizando una plataforma totalmente compatible con otros ambientes.

¿Ocupan mucho espacio las imágenes digitalizadas?

El SCAV posee rutinas de compresión que permiten reducir el tamaño de las imágenes desde un 60% hasta un 92%, dependiendo de la densidad que posea la imagen (una fotografía es muy densa, una carta de cinco líneas es poco densa). En un gigabyte de espacio se pueden almacenar de 30.000 a 35.000 imágenes (cada hoja representa una imagen).

¿Cuáles son las aplicaciones de AIRE (SCAV 4.0)?

Las aplicaciones del Sistema AIRE son las siguientes: “AIRE Express” que funciona en cualquier Browser (Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, etc.); y la aplicación de “Administración”.

¿En qué lenguaje está desarrollado SCAV 3.0?

Las versiones para Windows están desarrolladas bajo Visual Basic y para las versiones de Internet/Intranet se utilizó Java (J2EE).

¿En qué lenguaje está desarrollado AIRE (SCAV 4.0)?

La aplicación de Administración y Mantenimiento está desarrollada en Visual Basic 6.0. El Cliente Web para la aplicación de usuarios está desarrollado en: Visual Studio, .Net, ASP.net, C# y otros como HTML, Jquery, Telerik ASP.NET AJAX, Javascript.

¿Qué tipo de archivo usa SCAV 3.0 para bases de datos?

SCAV 3.0 está diseñado para interactuar con cualquier manejador de base de datos comercial. Las implementaciones más comunes se realizan en MS-SQL Server, ORACLE y PostGreSQL.

¿Qué tipo de archivo usa AIRE (SCAV 4.0) para bases de datos?

AIRE (SCAV 4.0) está diseñado para interactuar con SQL Server (Versión 2008 en adelante).

¿Cuáles son los requerimientos mínimos para utilizar SCAV 3.0?

Solo se necesitan estaciones con requerimientos suficientes para correr Windows XP o cualquier versión superior.

¿Cuáles son los requerimientos mínimos para utilizar AIRE (SCAV 4.0)?

Se requiere cualquier computador que tenga capacidad para navegar en Internet mediante el uso de Browsers. El computador debe tener las siguientes características:

• Resolución mínima de pantalla: 1024 x 768.
• Navegador (Web Browser): Internet Explorer 9 o superior, Google Chrome 26 o superior, Firefox 20 o superior.

Navegadores sin complementos (en inglés: add-on, plug-ins, o toolbars) que ocupen espacio de trabajo reduciendo la resolución de pantalla disponible para Aire

¿En cuáles sistemas operativos corre AIRE (SCAV 4.0)?

Aire corre en distintas plataformas como Windows (versión 7 en adelante); Linux y Mac-OS X.

¿AIRE (SCAV 4.0) requiere un servidor dedicado?

No es necesario pero se recomienda por seguridad.

¿Se requiere un Servidor Web para que corra AIRE (SCAV 4.0)?

Sí se requiere; se necesita el IIS (Internet Information Services) de Microsoft, versión 7 en adelante.

¿Cuál es el ancho de banda hay que tener?

Se requiere un mínimo de 2048 mbps para el Cliente Web.
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