Organización - Preguntas Frecuentes
¿Ustedes organizan únicamente el contenido de las cajas o también pueden organizar el contenido de las carpetas?
La organización del archivo se realiza de acuerdo a las necesidades que tiene el cliente. Por lo tanto, la organización se puede realizar a nivel del contenido de cada caja (unidad archivística) y si el cliente lo desea, también a nivel del contenido de cada carpeta (unidad archivística).
¿De qué manera identifican el contenido de las cajas?
Las cajas que han sido inventariadas y organizadas se les coloca una etiqueta que indica la siguiente información: número de la caja, descripción general del contenido, cantidad de carpetas que contiene, departamento al que pertenece y cualquier otra información requerida por el cliente. Cuando la organización es a nivel de carpetas, también se procede a identificar las carpetas con su etiqueta.
¿De qué manera entregan la información del contenido de una caja?
Cuando se realiza la organización de un archivo, Grupo Archicentro diseña una Base de Datos en la cual se indica el contenido de las Unidades Archivísticas (cajas o carpetas). Para la elaboración de la Base de Datos se define con el cliente el número de campos de información que se tomarán en cuenta para identificar el contenido de la caja o de la carpeta.
Si se realiza la organización del archivo pero se requiere que el archivo sea mudado a otro lugar, ¿pueden ustedes encargarse de realizar la mudanza?
Sí, podemos encargarnos del trabajo completo ya que además de tener el personal especializado en organización, también contamos con nuestro personal de almacén especializado en realizar las mudanzas de archivos. En este caso se realiza una revisión de los archivos y del mobiliario tanto del lugar en que se encuentran ubicados los archivos como del lugar al que serán trasladados. Nos encargamos de embalar las carpetas en cajas, el traslado de las cajas, desembalaje de las carpetas y la organización de las carpetas en el nuevo mobiliario.
Si además de mudar el archivo también se requiriera cambiar la disposición de las carpetas en los estantes, ¿ustedes pudieran hacer este trabajo?
Sí; podemos cambiar la disposición del archivo de acuerdo a las necesidades del cliente. Las carpetas se pueden organizar por departamentos, por orden alfabético, cronológico, etc. Sin embargo, la Base de Datos que se le entrega al cliente también le proporciona la ubicación exacta de cada carpeta o caja.
¿Los locales que ustedes ofrecen para Almacenamiento Externo tienen las condiciones necesarias para el cuidado de las cajas?
Sí, nuestros locales están especialmente acondicionados para la protección de las cajas. Disponemos de estanterías especiales y nuestro servicio de almacenamiento le asegura que sus archivos estarán ordenados, limpios y protegidos, tanto por el servicio de fumigación como por los sistemas de seguridad para la detección de humedad, humo, incendio, etc.
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