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Vivimos en una era de cambios… y el mundo se encamina hacia un progresivo pero inexorable cambio en el que el uso del papel y los actuales métodos para el manejo de la información serán reemplazados por las nuevas tecnologías. La Gestión Documental terminará prevaleciendo porque en este nuevo mundo de redes sociales, Facebook y Twitter la sociedad necesitará más eficiencia en el manejo de la información.

Grupo Archicentro tiene 30 años trabajando en el campo de Gestión Documental y su historia confirma que ha orientado sus recursos para desarrollar productos y servicios que preserven la memoria histórica y el capital intelectual de nuestros clientes. Por eso queremos compartir algunas de las cosas que hacemos…

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SOLUCIONES SCAV
¿TIENE PROBLEMAS CON EL PROCESO DE COMPRAS?
28-04-2014

Todo el problema del flujo efectivo de la información en una empresa se reduce al manejo y a la administración de los papeles.

Un sistema de gestión documental le permite mediante un conjunto de normas, procedimientos y tecnologías lograr la administración eficiente de la información para que fluya eficientemente dentro de la organización.

Para automatizar su Proceso de Compras, todo lo que tiene que hacer es: Diseñar los Catálogos que necesita y Diseñar el Flujo de Trabajo.

¿COMO LO HAGO?

El objetivo del modelo es centralizar las operaciones de compras, los documentos pertenecientes a dichas compras y los pagos relacionados.

La solución comprende la creación de tres (3) Catálogos vinculados entres sí y un Flujo de Trabajo de Pagos. A continuación encontrará la descripción de cada uno de ellos:

1) El Catálogo de Compras
2) El Catálogo de Documentos de Compras
3) El Catálogo de Pagos
4) El Flujo de Trabajo de Pagos

1) El Catálogo de Compras

Un Catálogo es una Base de Datos conformado por un conjunto de campos que permiten registrar en el sistema los archivos que comparten un grupo de características. En el presente caso, se trata de un Catálogo de Compras que permitirá constituir un sitio único para registrar, almacenar y centralizar todos los archivos electrónicos relacionados con una compra.

Funciones del Catálogo de Compras:

El Catálogo de Compras tiene una serie de funciones específicas:

? Registrar los datos de una compra, permitiendo llenar, completar o actualizar los mismos de una manera estandarizada, fácil y rápida.
? Constituir un sitio único para almacenar todos los archivos vinculados a la compra, sin importar su formato: texto, archivo electrónico, imágenes digitalizadas, fotografías, voz, video o páginas Web.
? Garantizar la consulta rápida por cualquier campo del catálogo, sin necesidad de recurrir a los documentos en papel y desde el sistema administrativo de la empresa.
? Relacionar una compra con todos sus documentos y sus pagos a través de campos comunes.
? Garantizar la confidencialidad y la seguridad de la información mediante claves de acceso al sistema para los usuarios autorizados.

2) El Catálogo de Documentos de Compras

Tal como su nombre lo indica, en el Catálogo Documentos Compras se registrarán y almacenarán todos los documentos relacionados con la misma, ya sean generados o recibidos. Este catálogo se cumplen dos funciones: i) almacenar todos los documentos sin importar su formato; y la de ii) interrelacionar dichos documentos con el expediente de la compra que se creó en el Catálogo Compras.

Funciones del Catálogo Documentos Compras:

Las funciones del Catálogo Documentos Compras son básicamente las mismas a las del catálogo anterior:

? Registrar los archivos que conforman el expediente de una compra a medida que se van generando o recibiendo.
? Constituir un sitio único para almacenar las imágenes digitales y los archivos electrónicos de los documentos que conforman los expedientes de las compras.
? Garantizar la consulta rápida de los documentos por cualquier campo del catálogo.

3) El Catálogo de Pagos

La función del Catálogo Pagos es la de registrar todas las erogaciones monetarias relacionadas con la compra registrada en el Catálogo Compras.

Para interrelacionar ambos catálogos se utilizará el Número de Referencia (NumRef) que el sistema asignó cuando se creó el expediente en el Catálogo Compras. Por lo tanto, la Ficha del Catálogo Pagos contiene un campo adicional para insertar el Número de Referencia (NumRef) del Catálogo Compras.

Funciones del Catálogo Pagos:

Las funciones del Catálogo Pagos son las siguientes:

? Registrar los datos de los pagos realizados, en cheques o transferencias bancarias, permitiendo llenar, completar o actualizar mismos de una manera estandarizada, fácil y rápida.
? Constituir un sitio único para almacenar los archivos electrónicos o las imágenes digitales de los cheques, transferencias bancarias, retenciones de impuestos, etc.
? Garantizar la consulta rápida de los documentos por cualquier campo del catálogo.

4) El Flujo de Trabajo de Pagos

El Flujo de Trabajo es una herramienta sumamente útil y versátil porque se adapta a los requerimientos particulares de cada empresa. El flujo de trabajo puede contener todas las Estaciones de Trabajo que sean necesarias y cada Estación de Trabajo puede tener una o varias tareas a realizar.

A continuación se presenta un sencillo Flujo de Pagos en el que intervienen seis Estaciones de Trabajo:

1. Quién lo generó
2. Aprueba pago
3. Carga gasto sistema contable
4. Disponibilidad (Reversar gasto / Revisar aprobación)
5. Elabora cheque (Reversar gasto / Revisar aprobación)
6. Caja

En el gráfico se pueden observar las diferentes estaciones de trabajo y las decisiones a tomar que se derivan de ellas:

Reporte del Flujo de Trabajo Pagos:

El sistema emite un Reporte del Flujo de Trabajo el cual sirve para verificar si las Estaciones de Trabajo están realizando las tareas asignadas; si cumplen con los tiempos de respuesta establecidos; y permite supervisar y controlar el trabajo en tiempo real.

? LOS BENEFICIOS…

La implantación de un Sistema de Gestión Documental para la Automatización del Proceso de Compras ofrece la oportunidad de controlar el proceso en todas sus etapas que reportan una variedad de beneficios que se manifiestan de diversas maneras y en diferentes áreas:

? Incremento de la eficiencia y de la productividad.
? Identificación y eliminación de los ‘cuellos de botella’.
? Substitución de los documentos en papel por imágenes digitalizadas de los documentos.
? Eliminación del riesgo de extravío o pérdida de documentos.
? Capacidad para consultar y visualizar cada etapa del Proceso de Pago.
? Verificación del cumplimiento de los Métodos y Procedimientos del Proceso de Compras.